Что говорит закон о персональных данных
Оператор обязан уничтожить персональные данные, когда достигнута цель их обработки, — в срок не более 30 дней с этой даты, если иное не предусмотрено договором или законом (ч. 4 ст. 21 152-ФЗ). Данные, которые нужно хранить по архивному законодательству, уничтожаются после истечения сроков хранения документов.
Подтверждение уничтожения регулирует приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных» (действует с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года). Если данные обрабатывались без средств автоматизации, то есть на бумаге, подтверждающим документом служит акт об уничтожении персональных данных. В нём указываются:
- оператор (наименование или ФИО и адрес) и, если обработку вели по поручению, лицо, которое её вело;
- субъекты, чьи данные уничтожены (ФИО или иная информация);
- ФИО, должности и подписи лиц, которые уничтожили данные;
- перечень категорий уничтоженных данных;
- наименование уничтоженных носителей с количеством листов по каждому;
- способ, причина и дата уничтожения.
Если данные обрабатывались и в информационной системе, к акту нужна ещё выгрузка из журнала регистрации событий. Разбор — в статье «Уничтожение персональных данных по 152-ФЗ».
Как мы обеспечиваем конфиденциальность
- Измельчение обязательно для каждой партии. После него бумага уходит в переработку как сырьё, восстановить текст невозможно.
- Без просмотра. Документы не читаются и не сортируются по содержанию.
- Без третьих лиц. До уничтожения документы никому не передаются.
- Документально. Состав и масса партии фиксируются, по итогам вы получаете акт уничтожения, который прикладывается к вашим актам — о выделении к уничтожению и об уничтожении персональных данных.
Какие документы чаще всего уничтожают конфиденциально
- медицинские карты и другая медицинская документация;
- кадровые документы с истёкшим сроком, анкеты соискателей, копии паспортов и СНИЛС;
- бухгалтерские документы: ведомости, расчётные листки, банковские выписки;
- договоры с клиентами, заявления, согласия на обработку персональных данных;
- документы с коммерческой тайной, проекты, черновики с расчётами.
Шредер в офисе или подрядчик
Несколько листов в день удобно уничтожать офисным шредером. Но когда речь о коробках и стеллажах, шредер превращается в долгую ручную работу, а акт всё равно придётся оформлять. Сравнение вариантов — в статье «Офисный шредер или подрядчик».
Как заказать
Позвоните или напишите в мессенджер: что за документы, сколько примерно коробок, город. Стоимость рассчитываем по запросу. Образец договора и акта уничтожения — на странице образцов документов; про сам акт — на странице «Акт об уничтожении документов».
