Откуда берутся сроки хранения
Сроки хранения архивных документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными актами и перечнями документов (ч. 1 ст. 21.1 125-ФЗ). Для большинства организаций главный источник — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…». Он вступил в силу 18 февраля 2020 года и заменил прежний перечень 2010 года. Отдельные ведомства утверждают собственные перечни: например, для организаций, подведомственных Минздраву, действует приказ Минздрава России от 03.08.2023 № 408.
Основа для работы с архивом в самой организации — номенклатура дел: в ней каждому делу присвоен срок хранения со ссылкой на статью перечня.
Как считать срок
Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 125-ФЗ). Пример: дело с договорами закрыто в 2020 году, срок — 5 лет. Отсчёт начинается 1 января 2021 года, срок истекает в конце 2025 года, и дело можно включить в акт о выделении к уничтожению, который составляется в 2026 году.
Ориентиры по основным группам
| Группа документов | Срок | Основание |
|---|---|---|
| Первичные учётные документы, регистры, бухгалтерская отчётность | не менее 5 лет после отчётного года | ч. 1 ст. 29 402-ФЗ; виды — по Перечню № 236 |
| Документы по личному составу, законченные до 1 января 2003 года | 75 лет | ч. 1 ст. 22.1 125-ФЗ |
| Документы по личному составу, законченные после 1 января 2003 года | 50 лет | ч. 2 ст. 22.1 125-ФЗ |
| Медкарта амбулаторного пациента (ф. 025/у) | 25 лет (в МИС — 50 лет) | ст. 702 перечня, приказ Минздрава № 408 |
| Переписка, служебные документы, черновики | от 1 года до 5 лет или «до минования надобности» | соответствующие статьи Перечня № 236 |
Если перечнем для конкретного вида кадровых документов установлен иной срок, применяется он (ч. 4 ст. 22.1 125-ФЗ). Поэтому таблица — ориентир, а не замена номенклатуре дел.
Какие документы уничтожают по ошибке
- Документы о зарплате и стаже — лицевые счета, ведомости. Их путают с «пятилетней» бухгалтерией, хотя они хранятся десятилетиями.
- Документы по незавершённым спорам и проверкам — храните до окончания разбирательства.
- Документы постоянного хранения — их не уничтожают никогда; при ликвидации — см. статью «Архив при ликвидации организации».
- Медкарты «по дате последнего приёма» — срок считается от передачи карты в архив, а не от даты последнего посещения.
Что делать, когда срок истёк
Провести экспертизу ценности, составить и утвердить акт о выделении к уничтожению, передать документы на уничтожение и приложить подтверждение. Пошагово — в статье «Как оформить уничтожение документов». Сам акт — на отдельной странице. Если нужен исполнитель — уничтожение архива с измельчением и актом.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста или архивиста. Сроки хранения конкретных дел определяйте по номенклатуре дел вашей организации и действующим перечням.
Источники
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 21.1, 22.1, 23)
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 29
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень типовых управленческих архивных документов)
- Приказ Минздрава России от 03.08.2023 № 408 (перечень со сроками хранения, ст. 702)
