Шаг 1. Экспертная комиссия
В организации создаётся экспертная комиссия (ЭК; в крупных структурах — центральная, ЦЭК). По Правилам, утверждённым приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов), одна из её основных функций — ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения, а также рассмотрение проектов актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Состав комиссии утверждается приказом руководителя.
Шаг 2. Экспертиза ценности
Экспертиза проводится ежегодно. Сроки хранения при этом берут из федеральных законов, перечней типовых документов (прежде всего — приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…»), ведомственных перечней и номенклатуры дел. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством (ст. 21.1 125-ФЗ). Подробнее — в статье «Сроки хранения документов организации».
Шаг 3. Акт о выделении к уничтожению
Проект акта готовит служба делопроизводства (ответственный за архив) по рекомендуемому образцу — приложение № 3 к Правилам. В акте — основание (перечень), фонд, таблица дел с годами, индексами, количеством, сроками и статьями перечня, итог. Акт согласуется протоколом ЭК и утверждается руководителем. Для организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов акт утверждается после того, как ЭПК архивного учреждения утвердила описи дел постоянного хранения за те же годы. Разбор полей — на странице «Акт об уничтожении документов».
Шаг 4. Передача на уничтожение
Только после утверждения акта документы можно передавать на уничтожение. Документы с персональными данными и ограниченного доступа уничтожают способом, исключающим восстановление, — например, шредированием. В акте о выделении отмечают количество дел и вес бумажных документов, сданных на уничтожение; ответственный работник подписывает отметку, в учётные документы вносятся изменения.
Шаг 5. Подтверждение уничтожения
- Акт исполнителя. Если уничтожение выполняет подрядчик, он выдаёт акт уничтожения — его прикладывают к акту о выделении.
- Акт об уничтожении персональных данных. Если в документах были ПДн, оператор оформляет акт по требованиям приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных». Подробно — в статье «Уничтожение персональных данных по 152-ФЗ».
Частые ошибки
- уничтожение до утверждения акта;
- в акт попали документы по личному составу с неистёкшим сроком (50 или 75 лет);
- срок посчитан от даты документа, а не от года окончания дела;
- не указаны вес и способ уничтожения;
- нет акта об уничтожении ПДн.
Когда акт утверждён, передайте документы исполнителю — уничтожение архива документов с актом. Как подготовить коробки — в статье «Как подготовить архив к передаче».
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста или архивиста. Сроки хранения конкретных дел определяйте по номенклатуре дел вашей организации и действующим перечням.
Источники
- Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила; приложение № 3 — акт о выделении к уничтожению)
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (Перечень типовых управленческих архивных документов)
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 21.1, 22.1, 23)
- Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 (действует с 01.03.2023 до 01.03.2029)
