1. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Основной документ организации. Его рекомендуемый образец — приложение № 3 к Правилам, утверждённым приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов). Акт составляется по итогам экспертизы ценности: в него включают дела, срок хранения которых истёк.
Что в нём указывается:
- основание — название и выходные данные перечня со сроками хранения (например, Перечня № 236);
- номер и название фонда;
- таблица: заголовок дела (групповой заголовок), годы, номера описей, индекс по номенклатуре, количество дел, срок хранения и номера статей по перечню, примечания;
- итог — количество единиц хранения за годы;
- согласование протоколом экспертной комиссии (ЭК или ЦЭК) и, для источников комплектования госархивов, отметка об утверждении описей постоянного хранения ЭПК архивного учреждения;
- утверждение руководителем организации или уполномоченным лицом;
- отметка о передаче: «документы в количестве … ед. хр. на бумажном носителе весом … кг сданы на уничтожение», подпись сдавшего работника и отметка о внесении изменений в учётные документы.
Вес в эту строку вписывают по данным приёмки — мы фиксируем массу партии при передаче.
2. Акт об уничтожении персональных данных
Если в документах есть персональные данные (почти всегда — кадры, бухгалтерия, медкарты), оператор подтверждает их уничтожение актом по требованиям приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных». Для бумажных документов акт должен содержать: данные оператора и, при наличии, лица, обрабатывавшего данные по поручению; сведения о субъектах; ФИО, должности и подписи уничтоживших; категории данных; наименование носителей с количеством листов; способ, причину и дату уничтожения. Акт можно оформить и в электронном виде с электронной подписью.
3. Акт уничтожения от исполнителя
Когда уничтожение выполняет подрядчик, он выдаёт свой акт: что принято, в каком объёме, каким способом и когда уничтожено. Наш акт об уничтожении документов содержит перечень (по данным вашей описи или акта о выделении), период документов, массу партии и способ — измельчение. Его прикладывают к первым двум актам, и у организации остаётся полный комплект для проверки.
Образец нашего акта — на странице образцов договора и актов: поля можно заполнить прямо в браузере и сохранить в PDF.
Типичные ошибки
- уничтожение без утверждённого акта о выделении — потом невозможно доказать, что документы уничтожены законно;
- в акт включены дела с неистёкшим сроком, например документы по личному составу (50 или 75 лет по ст. 22.1 125-ФЗ);
- срок посчитан от даты документа, а не с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством (ст. 21.1 125-ФЗ);
- не оформлен акт об уничтожении персональных данных, хотя в документах были ПДн;
- не указаны способ уничтожения или вес партии.
Пошаговый порядок — в статье «Как оформить уничтожение документов». Передать документы на уничтожение — уничтожение архива с актом.
