Что обязательно сохранить
При ликвидации негосударственной организации, в том числе в результате банкротства, ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий передаёт в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив документы по личному составу — по договору с архивом (ст. 23 125-ФЗ). Ликвидатор обязан организовать упорядочение этих документов.
К документам по личному составу относят приказы по личному составу, личные дела и карточки, трудовые договоры, лицевые счета и ведомости по зарплате, документы о несчастных случаях на производстве. Их сроки — 50 или 75 лет (ст. 22.1 125-ФЗ). Именно эти документы потом нужны бывшим работникам для подтверждения стажа и заработка.
Порядок работы с архивом
- Свяжитесь с государственным или муниципальным архивом по месту нахождения организации: уточните, какие документы он принимает, требования к описям и упаковке, заключите договор.
- Проведите экспертизу ценности и составьте описи дел: постоянного хранения, по личному составу, временного хранения с неистёкшим сроком.
- Выделите к уничтожению документы с истёкшим сроком хранения — по акту о выделении к уничтожению (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов)).
- Передайте на уничтожение документы из акта и получите подтверждение; если в них были персональные данные — оформите акт об уничтожении ПДн.
- Передайте в архив документы по описям и получите подтверждающие документы.
Типичные ошибки
- уничтожить всё «разом», включая кадровые документы, — бывшие работники останутся без подтверждения стажа;
- оставить документы у бывшего руководителя без описи и договора;
- не упорядочить документы — архив может не принять неупорядоченный массив.
Чем поможем мы
Мы принимаем на уничтожение документы с истёкшим сроком хранения — по утверждённому акту, измельчением, с актом уничтожения. Документы по личному составу и с неистёкшими сроками мы не уничтожаем: их передают в архив. Если среди бумаг есть бухгалтерия, сверьте сроки по статье «Сроки хранения документов организации».
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста или архивиста. Сроки хранения конкретных дел определяйте по номенклатуре дел вашей организации и действующим перечням.
