1. Сверка с актом
Передавать на уничтожение можно только дела, включённые в утверждённый акт о выделении к уничтожению. Перед упаковкой пройдитесь по стеллажам с актом в руках:
- каждое дело из акта найдено и отложено;
- в коробки не попали дела постоянного хранения и по личному составу;
- не попали документы, нужные для текущих проверок и споров;
- рентгеновские снимки отложены отдельно — их не уничтожают за плату, а сдают с компенсацией.
Как составить акт — в статье «Как оформить уничтожение документов».
2. Упаковка
- Используйте прочные коробки или мешки, которые может поднять один человек; не перегружайте тару — бумага тяжелее, чем кажется.
- Заклейте коробки скотчем. Для повышенной конфиденциальности используйте пломбы или подписанные наклейки на стыке.
- Пронумеруйте места и подпишите номер акта о выделении — так проще сверить партию при передаче.
- Не вкладывайте посторонние предметы: технику, носители, пластик, металл. Если нужно уничтожить что-то кроме бумаги — скажите заранее.
- Папки-регистраторы, скоросшиватели, скрепки и переплёты — согласуйте при заявке, нужно ли что-то снимать.
3. Оценка объёма
Для расчёта стоимости достаточно числа коробок и их примерного размера; ещё лучше — фото стеллажей или упакованной партии в мессенджер. Массу фиксируем при приёмке, и её же вписывают в акт о выделении к уничтожению («сданы на уничтожение весом … кг»).
4. Ответственные и документы
- Назначьте работника, который передаст партию и подпишет отметку в акте.
- Подготовьте копию утверждённого акта о выделении к уничтожению.
- Если в документах есть персональные данные, подготовьте проект акта об уничтожении ПДн (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных») — после уничтожения останется вписать дату. Подробнее — в статье о 152-ФЗ.
5. После уничтожения
Положите в одну папку: приказ о составе экспертной комиссии, протокол ЭК, утверждённый акт о выделении к уничтожению с отметкой о передаче, акт уничтожения от исполнителя и акт об уничтожении ПДн. Внесите изменения в учётные документы архива. Этот комплект и показывают при проверке.
Готовы передать архив? Уничтожение архива документов с измельчением и актом — стоимость по запросу.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста или архивиста. Сроки хранения конкретных дел определяйте по номенклатуре дел вашей организации и действующим перечням.
