Когда хватит шредера
Офисный шредер хорош для текущего потока: испорченные бланки, черновики, копии, несколько листов в день. Если документы уничтожаются сразу после того, как перестали быть нужны, архив не накапливается, а персональные данные не лежат в корзине.
Что учесть при выборе шредера:
- Уровень секретности. Шредеры классифицируют по размеру частиц — уровни P-1…P-7 по стандарту DIN 66399. Для документов с персональными данными обычно выбирают перекрёстную резку, а не полосы.
- Режим работы. У офисных моделей ограничены время непрерывной работы и число листов за раз; скрепки и пластиковые папки многие не берут.
- Обслуживание. Корзину нужно опорожнять, ножи — обслуживать, а измельчённая бумага всё равно должна куда-то уйти.
Когда нужен подрядчик
- Объём. Если на уничтожение ждут коробки или стеллажи за несколько лет, офисный шредер займёт сотрудника на дни. Документы придётся вынимать из папок, снимать скрепки, загружать маленькими пачками.
- Отчётность. Уничтожение архива — процедура с актом о выделении к уничтожению. Подрядчик выдаёт акт, в котором фиксируются масса партии и способ уничтожения; при уничтожении в офисе подтверждение придётся оформлять самостоятельно.
- Персональные данные. Для бумажных документов нужен акт об уничтожении ПДн по приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных». Акт исполнителя упрощает его подготовку.
- Место и пожарная нагрузка. Накопленный архив занимает помещение и увеличивает пожарную нагрузку.
Как сравнить варианты честно
- Оцените объём: число коробок или примерный вес.
- Посчитайте время сотрудника на разбор и измельчение и стоимость этого времени.
- Учтите покупку или износ шредера и вывоз измельчённой бумаги.
- Запросите у подрядчика стоимость и образцы документов, которые он выдаёт.
Мы рассчитываем стоимость уничтожения архива по запросу — достаточно назвать объём. Образцы договора и акта — на странице образцов документов.
Чего не делать
- не выбрасывать документы с персональными данными в общий мусор;
- не сдавать их как обычную макулатуру — бумага может долго лежать на открытой площадке;
- не сжигать самостоятельно — это небезопасно и может нарушать правила противопожарного режима.
Если решили передать архив — уничтожение архива документов с актом; для документов с ПДн — конфиденциальное уничтожение.
Материал носит справочный характер и не заменяет консультацию юриста или архивиста. Сроки хранения конкретных дел определяйте по номенклатуре дел вашей организации и действующим перечням.
