Когда архив можно уничтожать
Уничтожать можно только документы, срок хранения которых истёк. Сроки берутся из федеральных законов и перечней документов: для большинства организаций это приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…», для учреждений здравоохранения — также отраслевые перечни Минздрава. Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (ч. 2 ст. 21.1 125-ФЗ).
Типичные ориентиры, которые чаще всего встречаются в архивах:
- Бухгалтерские документы — первичка, регистры и отчётность хранятся не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ), а конкретный срок для вида документа — по Перечню № 236.
- Документы по личному составу — 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет — если до этой даты (ст. 22.1 125-ФЗ). Такие документы не уничтожают «пачкой» — каждое дело сверяют с номенклатурой.
- Медицинские карты амбулаторных пациентов (ф. 025/у) и стоматологические (ф. 043/у) — 25 лет на бумаге; подробно — на странице об уничтожении медицинских карт.
- Переписка, черновики, служебные записки — от 1 года до 5 лет или «до минования надобности» по соответствующим статьям Перечня № 236.
Подробная таблица — в статье «Сроки хранения документов организации».
Порядок: от экспертизы до акта
Для организаций, которые ведут архив по правилам Росархива, порядок описан в приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов). Коротко он выглядит так:
- Экспертиза ценности. Экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК) отбирает дела с истёкшим сроком хранения и сверяет их с номенклатурой.
- Акт о выделении к уничтожению. Составляется по рекомендуемому образцу (приложение № 3 к Правилам), согласуется протоколом ЭК и утверждается руководителем. Если организация — источник комплектования государственного или муниципального архива, акт утверждается после того, как описи дел постоянного хранения утверждены ЭПК архивного учреждения.
- Передача на уничтожение. В акте есть строка: «документы … на бумажном носителе весом … кг сданы на уничтожение». Сюда вписывается масса, которую фиксируем при приёмке.
- Уничтожение и подтверждение. Мы измельчаем документы и выдаём акт об уничтожении. Его прикладывают к акту о выделении — так у организации остаётся полная цепочка документов.
Пошагово, с перечнем подписей и типичными ошибками, — в статье «Как оформить уничтожение документов» и на странице об акте уничтожения документов.
Почему только измельчение
Архив почти всегда содержит персональные данные: ФИО, паспортные данные, диагнозы, сведения о зарплате. Выбросить такие документы или сдать их как обычную макулатуру — значит потерять контроль над информацией. Правила Росархива для документов с персональными данными и ограниченного доступа предусматривают уничтожение способом, исключающим восстановление, например шредирование. Поэтому измельчение у нас обязательно для любой партии, а не «по желанию»:
- документы не просматриваются и не сортируются по содержанию;
- не передаются третьим лицам до уничтожения;
- после измельчения бумага уходит в переработку как сырьё — восстановить текст невозможно.
Если архив содержит персональные данные пациентов или работников, пригодится материал о конфиденциальном уничтожении документов и разбор требований 152-ФЗ и приказа Роскомнадзора № 179.
Что принимаем
- архивы организаций: договоры, переписка, отчёты, приказы по основной деятельности с истёкшим сроком;
- бухгалтерские и налоговые документы: первичка, кассовые документы, банковские выписки, регистры;
- кадровые документы, по которым истёк срок хранения;
- медицинскую документацию: медкарты, журналы, направления;
- личные архивы частных лиц;
- бумагу в папках, скоросшивателях, переплётах, коробках — состав партии уточняем при заявке.
Если в архиве клиники есть рентгеновские снимки, их не нужно уничтожать за деньги: плёнку мы выкупаем по 100–120 ₽/кг — отдельной партией и по отдельному акту.
Кому и зачем это нужно
- Руководителю — освободить помещение под архив, снизить пожарную нагрузку и закрыть вопрос одним подрядчиком: договор, передача, акт.
- Ответственному за архив и делопроизводство — получить документ, который подтверждает уничтожение по утверждённому акту о выделении: с перечнем, периодом, массой и способом.
- Ответственному за персональные данные — выполнить требования 152-ФЗ: данные уничтожены способом, исключающим восстановление, есть основание для акта об уничтожении ПДн.
- Главному бухгалтеру — не держать первичку сверх положенных сроков и при этом не уничтожить лишнего: сначала сверка с номенклатурой и перечнем, потом передача.
- Главному врачу — разобрать архив медкарт с истёкшим сроком хранения и отдельно сдать рентгеновские снимки с компенсацией.
Чем уничтожение отличается от сдачи в макулатуру
Пункт приёма макулатуры покупает бумагу как сырьё: его не интересует содержание, но и сохранность информации он не обеспечивает. Бумага может неделями лежать на открытой площадке, сортироваться вручную, часть листов уходит в перепродажу в исходном виде. Для документов с персональными данными, врачебной или коммерческой тайной такой путь недопустим.
При уничтожении по договору важны три вещи: документы измельчаются так, что текст нельзя восстановить; до измельчения к ним не имеют доступа посторонние; факт уничтожения подтверждается актом, который можно показать при проверке. Сжигать архив самостоятельно тоже не стоит: это небезопасно, может нарушать правила противопожарного режима, а подтвердить уничтожение будет нечем.
Что указываем в нашем акте
- наименование заказчика и реквизиты договора;
- перечень переданных документов — по вашей описи или акту о выделении к уничтожению (групповые заголовки, годы);
- количество мест и масса партии;
- способ уничтожения — измельчение без возможности восстановления;
- дату уничтожения и подписи сторон.
Этих данных достаточно, чтобы заполнить отметку о передаче в акте о выделении к уничтожению и подготовить акт об уничтожении персональных данных. Образец — акт об уничтожении документов.
Частые ошибки при уничтожении архива
- уничтожить документы до утверждения акта о выделении к уничтожению;
- включить в партию документы по личному составу или с неистёкшим сроком;
- посчитать срок от даты документа, а не с 1 января года, следующего за годом окончания дела;
- не оформить подтверждение уничтожения персональных данных;
- уничтожить вместе с бумагой рентгеновские снимки, за которые учреждение могло получить компенсацию.
Как подготовить архив к передаче
- Разберите дела по годам и видам и сверьте с утверждённым актом о выделении к уничтожению.
- Упакуйте документы в коробки или мешки, которые может поднять один человек; подпишите на коробке номер места и номер акта.
- Посчитайте коробки и примерно оцените вес — этого достаточно для расчёта. Можно прислать фото в WhatsApp или Telegram.
- Назначьте ответственного, который передаст партию и подпишет документы.
Подробнее — в статье «Как подготовить архив к передаче на уничтожение».
Стоимость и география
Стоимость уничтожения архива рассчитываем индивидуально — она зависит от объёма, состава документов и способа передачи. Назовём цену после звонка; для этого достаточно примерного количества коробок или веса. Мы работаем в Костроме: уничтожение архивов в Костроме и области — основное направление. Передачу архива из других регионов обсуждаем с клиентским отделом.
Для бюджетных учреждений и заказчиков по 44-ФЗ и 223-ФЗ подготовим договор и закрывающие документы под вашу процедуру. Образец договора и актов — на странице образцов документов.
