Сколько хранить бухгалтерию
Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерская отчётность и аудиторские заключения хранятся в сроки, установленные правилами государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 402-ФЗ). Конкретные сроки для видов документов установлены приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов…».
На что обратить внимание до уничтожения:
- Налоговый учёт. Документы, по которым считали налоги, налоговое законодательство тоже требует хранить; если в периоде был убыток, который переносится на будущее, подтверждающие документы нужны весь срок его использования. Уточните у главного бухгалтера.
- Документы о зарплате. Лицевые счета, расчётные ведомости и другие документы, связанные с трудовыми отношениями, хранятся долго — 50 или 75 лет в зависимости от года (ст. 22.1 125-ФЗ, Перечень № 236). Их нельзя уничтожать вместе с «пятилетней» первичкой.
- Споры и проверки. Документы по незавершённым проверкам, судам и претензиям храните до окончания разбирательства, даже если формальный срок вышел.
Сводная таблица — в статье «Сроки хранения документов организации».
Порядок уничтожения
- Комиссия проверяет сроки хранения по номенклатуре дел и составляет акт о выделении документов к уничтожению.
- Акт утверждает руководитель организации.
- Документы упаковываются и передаются нам; масса фиксируется — её вписывают в акт о выделении («сданы на уничтожение весом … кг»).
- Мы измельчаем документы и выдаём акт об уничтожении.
- Если в документах были персональные данные работников или контрагентов-физлиц, оператор оформляет акт об уничтожении персональных данных (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 «Об утверждении Требований к подтверждению уничтожения персональных данных»).
Подробно о шагах и подписях — в статье «Как оформить уничтожение документов».
Что принимаем
- накладные, акты, счета-фактуры, УПД, договоры;
- кассовые документы, авансовые отчёты, банковские выписки и платёжные поручения;
- регистры учёта, оборотно-сальдовые ведомости, главные книги;
- расчётные листки и ведомости — только после истечения их срока хранения;
- папки-регистраторы, скоросшиватели, переплёты — уточните при заявке.
Почему не выбросить и не сдать в макулатуру
В бухгалтерских документах — реквизиты, суммы, сведения о контрагентах и персональные данные работников. Документы, сданные в макулатуру, могут храниться на открытых площадках и попасть к посторонним. Поэтому уничтожаем их только измельчением, без просмотра и без передачи третьим лицам; подробнее — на странице о конфиденциальном уничтожении.
Стоимость
Стоимость — по запросу: назовите количество коробок или примерный вес. Мы работаем в Костроме — уничтожение архивов в Костроме и области; передачу из других регионов обсуждаем индивидуально.
